La téléphonie par logiciel est une avancée technologique qui change la donne pour les petites et moyennes entreprises (PME). Elle offre une flexibilité accrue et réduit considérablement les coûts. Dans cet article, nous allons découvrir comment votre PME peut bénéficier de la téléphonie logicielle. Nous aborderons également les éléments clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de téléphonie.
Les bénéfices de la téléphonie par logiciel pour les PME
Diminution des coûts avec la téléphonie software
Le plus grand avantage de la téléphonie par logiciel pour les PME est la réduction des coûts. Contrairement à la téléphonie traditionnelle qui nécessite une infrastructure matérielle coûteuse, la téléphonie par logiciel n’utilise que votre connexion internet existante.
Meilleure flexibilité et mobilité
La téléphonie par logiciel offre une meilleure mobilité et flexibilité pour les PME. Par exemple, les employés peuvent utiliser leur smartphone pour passer des appels, même quand ils ne sont pas au bureau. Cela leur donne la liberté de travailler à distance tout en restant connectés.
Augmentation de la productivité
Les logiciels de téléphonie augmentent l’efficacité et la productivité de votre entreprise. Ils offrent des fonctionnalités utiles comme la messagerie instantanée, les appels vidéo et l’enregistrement d’appels. Ces fonctionnalités contribuent à améliorer la communication interne et le service client.
Comprendre les besoins spécifiques de sa PME
Evaluation de la taille et de l’activité de l’entreprise
La première étape pour sélectionner une solution de téléphonie par logiciel est de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Cela comprend l’évaluation de la taille de votre entreprise et du type d’activité que vous menez.
- Une petite équipe aura besoin d’une solution différente d’une entreprise plus grande avec plusieurs sites.
- L’activité de votre entreprise peut également affecter le type de solution dont vous avez besoin. Par exemple, une entreprise qui fait beaucoup de commerce international peut nécessiter une solution avec des fonctionnalités de téléphonie international.
Importance de l’accessibilité distante
Dans le monde d’aujourd’hui, il est essentiel que votre solution de téléphonie puisse être accessible à distance. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez offre cette flexibilité.
Niveau de service client nécessaire
Le niveau de support dont vous aurez besoin est un autre facteur à considérer. Vous voudrez un fournisseur qui offre un bon service à la clientèle et qui est disponible pour répondre à toutes vos questions et résoudre les problèmes qui peuvent survenir.
Les critères de sélection d’un logiciel de téléphonie
Analyse des fonctionnalités du logiciel
Lors de la sélection d’un logiciel de téléphonie, assurez-vous de considérer la gamme de fonctionnalités offertes et comment elles répondent à vos besoins spécifiques.
- Par exemple, si vous avez une équipe de vente, vous voudrez peut-être des fonctionnalités comme l’enregistrement des appels pour la formation ou le suivi des performances.
- Ou peut-être que votre entreprise a besoin d’un système qui permet facilement des conférences téléphoniques ou des appels vidéo.
Garantie du support et de la maintenance
Il est essentiel que le fournisseur de votre logiciel de téléphonie offrent un support solide et une maintenance régulière du logiciel. Cela vous aidera à résoudre rapidement tout problème ou défi que vous pourriez rencontrer.
Capacité d’intégration avec d’autres applications
Un autre facteur à prendre en compte est la capacité du logiciel à s’intégrer avec d’autres outils que vous utilisez déjà. Par exemple, de nombreuses entreprises trouvent utile d’intégrer leur logiciel de téléphonie avec leur système de gestion de la relation client (CRM).
Évaluer la fiabilité et la robustesse des solutions proposées
Considérer la réputation du fournisseur
Lors de l’évaluation des options de logiciel de téléphonie, il est important de considérer la réputation du fournisseur. Rechercher les avis en ligne et demander des références de clients existants peut vous aider à obtenir une image claire de la qualité du service offert.
Renseignez-vous sur les garanties de service (SLAs)
Enfin, renseignez-vous sur les SLAs (Service Level Agreements) que le fournisseur propose. Ces accords garantissent un certain niveau de service, y compris la résolution rapide des problèmes et la disponibilité constante du service.
Examiner la facilité d’utilisation du logiciel de téléphonie
Interfaces utilisateurs simples et intuitives
Un logiciel de téléphonie doit être facile à utiliser. Recherchez des interfaces utilisateur simples et intuitives qui ne nécessitent pas beaucoup de formation pour être utilisées efficacement.
Besoin de formation pour les utilisateurs
Certains logiciels de téléphonie peuvent nécessiter une formation pour être utilisés correctement. Assurez-vous que le fournisseur offre cette formation et considérez le temps et le coût que cela pourrait entraîner pour votre entreprise.
Faire un choix économiquement judicieux pour sa PME
Le coût à long terme du logiciel de téléphonie
L’évaluation du coût du logiciel de téléphonie ne doit pas se limiter au coût initial. Il faut également évaluer les coûts de maintenance, le support client et tout coût lié à la formation des utilisateurs. N’oubliez pas qu’un logiciel plus cher peut en réalité être plus économique à long terme.
Retour sur investissement attendu
Enfin, considérez le retour sur investissement (ROI) que vous attendez de votre investissement dans un logiciel de téléphonie. Pensez à l’impact sur la productivité de votre équipe, l’amélioration de vos services clients et potentiellement, la croissance de vos ventes.
En conclusion, choisir le bon logiciel de téléphonie peut avoir un impact significatif sur la performance et le succès de votre PME. En prenant en compte tous les facteurs mentionnés dans cet article, vous serez en mesure de faire un choix éclairé et bénéfique pour votre entreprise.